일본 회사 5년차가 알려주는 비즈니스 일본어, 이메일&전화 완전 정복!

 

일본 취업했는데, 비즈니스 일본어 때문에 막막하신가요? 현지 IT 기업 5년 차 직장인이 직접 부딪히며 배운, 바로 써먹을 수 있는 이메일 작성법과 전화 응대 꿀팁을 아낌없이 알려드립니다!

안녕하세요! 일본 오사카에서 IT 개발자로 일하고 있는 90년생 아빠입니다. 😊 2020년에 일본으로 건너와 어느덧 회사 생활 5년 차가 되었네요. 처음 입사했을 때가 아직도 생생한데요, 한국과는 전혀 다른 IT 업계, 그리고 무엇보다 가장 큰 장벽은 바로 '비즈니스 일본어'였습니다.

특히 상대방을 높이는 존경어, 나를 낮추는 겸양어는 지금도 가끔 헷갈릴 정도로 어렵더라고요. 이메일 한 통을 쓰는 데 한 시간이 넘게 걸리고, 전화벨이 울릴 때마다 심장이 쿵 내려앉던 그 시절... 아마 일본에서 직장 생활을 시작하신 분들이라면 다들 공감하실 거예요. 그래서 오늘은 과거의 저처럼 막막함을 느끼고 있을 분들을 위해, 제가 5년간 직접 부딪히며 익힌 실전 비즈니스 일본어 팁을 좀 풀어볼까 합니다.

 

이메일, 더 이상 두렵지 않아요! 실전 이메일 작성법 📧

일본 회사에서 이메일은 정말 중요한 소통 수단이에요. 말실수는 그나마 넘어갈 수 있지만, 텍스트로 남는 이메일은 실수가 더 크게 느껴지죠. 하지만 너무 걱정 마세요! 기본적인 형식만 잘 지켜도 '이 친구, 비즈니스 매너가 있네?'라는 인상을 줄 수 있답니다.

일본 비즈니스 이메일은 보통 아래 5가지 구조로 이루어져 있어요.

1. 件名(켄메이): 제목 - 누가, 무엇에 대해 보냈는지 명확하게!
2. 宛名(아테나): 수신인 - 회사명, 부서명, 직책, 이름 순으로 정확히!
3. 挨拶(아이사츠): 첫인사 - 마법의 문장 "お世話になっております。"
4. 本文(혼분): 본문 - 용건을 간결하고 정중하게!
5. 結びの挨拶(무스비노 아이사츠) & 署名(쇼메이): 끝인사 및 서명 - 마무리와 연락처 정보!

💡 알아두세요! 이메일 필수 표현
- お世話になっております。(오세와니 낫테오리마스): "신세 지고 있습니다"라는 뜻으로, 거의 모든 비즈니스 이메일의 시작을 여는 국민 인사말이에요.
- ご確認のほど、よろしくお願いいたします。(고카쿠닌노호도, 요로시쿠 오네가이이타시마스): "확인 부탁드립니다"의 가장 정중한 표현이에요. 파일 첨부나 검토 요청 시 필수!
- 恐縮です。(쿄-슈쿠데스): "죄송합니다만", "송구스럽지만"의 의미로, 무언가를 부탁하거나 질문할 때 문장 앞에 붙이면 훨씬 부드러운 인상을 줍니다.

 

전화 공포증 극복! 상황별 전화 응대 매뉴얼 📞

솔직히 저도 아직 전화받는 건 좀 긴장돼요. 이메일은 고쳐 쓸 시간이라도 있지만, 전화는 순발력이 필요하니까요. 그래도 자주 쓰는 표현들을 입에 붙여두면 당황하는 일을 크게 줄일 수 있습니다.

1. 전화받을 때

• 인사 및 소속 밝히기: 「はい、株式会社〇〇の△△でございます。」 (네, 〇〇주식회사 △△입니다.)
• 상대방 확인하기: 「恐れ入りますが、どちら様でしょうか。」 (실례지만, 누구신가요?)
• 담당자 연결하기: 「〇〇でございますね。少々お待ちくださいませ。」 (〇〇님이시군요. 잠시만 기다려주세요.)
• 담당자 부재 시: 「申し訳ございません。あいにく〇〇は席を外しております。」 (죄송합니다. 공교롭게도 〇〇는 자리를 비웠습니다.)

2. 전화 걸 때

• 인사 및 자기소개: 「お世話になっております。私、株式会社〇〇の△△と申します。」 (신세 지고 있습니다. 저, 〇〇주식회사 △△라고 합니다.)
• 담당자 찾기: 「〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」 (〇〇부 〇〇님 계신가요?)

⚠️ 주의하세요!
비즈니스 전화에서 'もしもし(모시모시)'는 절대 사용하지 않아요! '모시모시'는 친구나 가족에게 쓰는 표현이고, 비즈니스 상황에서는 첫인사로 "お世話になっております" 또는 "お忙しいところ恐れ入ります"(바쁘신 와중에 죄송합니다) 등을 사용하는 것이 기본 매너랍니다.

 

'상(さん)' 하나로 OK? 호칭과 커뮤니케이션 꿀팁 💬

한국에서는 '부장님', '과장님'처럼 직책을 부르는 게 일반적이지만, 일본은 조금 달라요. 제가 일하는 오사카 회사를 기준으로 말씀드리면, 사내에서는 상사든 부하든 관계없이 기본적으로 '성(姓) + さん(상)'으로 통일해서 부르는 경우가 많아요. 예를 들어, '다나카' 부장님이 있다면 '다나카 부쵸-'가 아니라 '다나카상'이라고 부르는 식이죠.

물론 이건 회사 문화나 지역(도쿄는 좀 더 직책을 부르는 경향이 있다고도 해요)에 따라 다를 수 있으니, 입사 초기에 동료들이 어떻게 부르는지 잘 살펴보는 게 가장 좋아요!

📌 알아두세요! 외부 사람과 대화할 때의 호칭
거래처 등 외부 사람과 우리 회사 상사에 대해 이야기할 때는 존칭을 붙이지 않는 것이 원칙이에요! 예를 들어, 외부 사람에게 다나카 부장님에 대해 말할 때는 "다나카상"이나 "다나카 부장님"이 아니라 「部長の田中が(부쵸-노 다나카가)」처럼 '직책 + 성'으로 부르는 것이 올바른 겸양 표현입니다. 이건 정말 중요하니 꼭 기억해두세요!

💡

비즈니스 일본어 핵심 요약

이메일 기본 구조: 제목, 수신인, 첫인사, 본문, 끝인사&서명 5단계를 기억하세요.

전화 응대 매너: "もしもし"는 절대 금물! "お世話になっております"로 시작하는 습관을 들이세요.

호칭의 기본: 사내에서는 '〇〇さん', 외부에는 '部長の〇〇' 처럼 상황에 맞게 사용하세요.

마법의 표현: 상대방은 높이고(존경어), 나는 낮추는(겸양어) 것이 일본 비즈니스 언어의 핵심입니다.

이 카드 내용만 기억해도 당신의 비즈니스 레벨이 UP!

자주 묻는 질문 ❓

Q: 신입사원인데, 경어를 잘 못써도 괜찮을까요?

A: 그럼요! 처음부터 완벽한 사람은 없어요. 일본인들도 자주 헷갈려 한답니다. 중요한 것은 틀리는 것을 두려워하지 않고 배우려는 자세예요. 잘 모를 때는 솔직하게 "まだ日本語が未熟で申し訳ありません。勉強させていただきます。" (아직 일본어가 미숙해서 죄송합니다. 배우겠습니다.) 와 같은 태도를 보이면 다들 이해해 줄 거예요.

Q: 이메일 답장은 얼마나 빨리 해야 하나요?

A: 기본적으로 24시간 이내에 답장하는 것이 비즈니스 매너예요. 하지만 가능하면 빠를수록 좋겠죠? 만약 바로 답하기 어려운 내용이라면, "メールありがとうございます。内容を確認の上、改めてご連絡いたします。" (메일 감사합니다. 내용을 확인한 후 다시 연락드리겠습니다.) 와 같이 중간 회신을 보내두는 것만으로도 좋은 인상을 줄 수 있습니다.

Q: 'お疲れ様です(오츠카레사마데스)'는 대체 언제 쓰는 말인가요?

A: 일본 직장 생활의 만능 치트키 같은 인사말이에요! 출근해서 동료를 만났을 때, 복도에서 마주쳤을 때, 먼저 퇴근하는 동료에게, 심지어 전화를 끊기 전 마지막 인사로도 사용할 수 있습니다. 그냥 "수고하십니다~" 정도의 느낌으로 언제 어디서든 편하게 사용하시면 됩니다. 😊

일본에서의 직장 생활, 언어 때문에 스트레스받고 힘든 순간도 분명 있겠지만, 조금씩 배우고 익숙해지다 보면 분명 즐거움과 보람을 느끼실 수 있을 거예요. 저도 여전히 배워가는 과정에 있고요. 오늘 제가 알려드린 내용이 여러분의 일본 라이프에 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다. 혹시 더 궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 물어봐 주세요! 😊